Cудебный участок № 4 Октябрьского судебного района г. Мурманска

версия для
слабовидящих

Согласованы

протоколом ЭПК отдела архивов Комитета по развитию информационных технологий

и связи Мурманской области

 

 

 

Утверждены

приказом Министерства юстиции

Мурманской области

от «03» августа 2016 г. № 51

от «29» июля 2016 г. № 07

 

 

 

 

 

 

Методические рекомендации

 по заполнению паспорта архива мирового судьи судебного участка

 

1. Общие положения

 

1.1. Методические рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005 № 157, Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, и определяют единый порядок заполнения паспорта архива мирового судьи  судебного участка Мурманской области, хранящего управленческую документацию (далее - паспорт).

1.2. Методические рекомендации разработаны для работников аппарата мировых судей Мурманской области, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов (далее-ответственный работник).

1.3. Паспорт составляется каждым архивом мирового  судьи ежегодно в двух экземплярах, один из которых подшивается в дело фонда, другой направляется в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является мировой судья конкретного судебного участка.

1.4. Паспорт оформляется по форме, указанной в приложении к настоящим Методическим рекомендациям и отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения по состоянию на 1 декабря отчетного года.

1.5. В паспорт вносятся сведения об объеме всех управленческих документов постоянного хранения, хранящихся в архиве мирового судьи.

         1.6. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления не допускаются.

         2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива

         2.1. Адресная часть

2.1.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «кому представляется» указывается наименование и почтовый адрес государственного (муниципального) архива, в который направляется паспорт.

Например: «Государственное областное казённое учреждение «Государственный архив Мурманской области», 183038, г. Мурманск,             ул. Карла Либкнехта, д. 35».

2.1.2. В строке «кем представляется» указывается полное наименование судебного органа и почтовый адрес. Например: «Мировой судья судебного участка № 5 Первомайского судебного района г. Мурманска; 183010,                             г. Мурманск, ул. Генералова, д.10».

2.1.3. Паспорт подписывается мировым судьей, подпись заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, указывается фамилия и телефон исполнителя – ответственного работника.

 

2.2. Раздел 1 «Общие сведения»

2.2.1. Строка 101

Графа 1 «Количество фондов» - указывается количество фондов, хранящихся в архиве мирового судьи.

Например:

Если в архивохранилище хранятся документы только одного судебного участка, то указывается цифра 1.

Если в архиве хранятся документы одного действующего и одного упраздненного судебных участков, указывается цифра 2.

Графа 2 «Площадь архивохранилища» (кв.м) - указывается площадь архива мирового судьи в квадратных метрах.

Если помещений архивохранилища судебного участка несколько, то указывается площадь каждого помещения.

При отсутствии специального помещения для хранения архивных документов в графе ставится прочерк и делается запись о фактическом месте нахождения архивных документов судебного участка (например, в шкафах у работников аппарата мирового судьи).

Графа 3 «Загруженность архивохранилища в (%)» - указывается загруженность архива в процентах. Эта графа заполняется при наличии помещения для хранения документов. Если архивохранилища не имеется – ставится прочерк.

Для того чтобы вычислить величину загруженности необходимо измерить протяженность всех стеллажей в метрах - это будет длина стеллажей в погонных метрах. Затем определяется вместимость хранилищ из расчета 70 дел на 1 погонный метр. Например: если общая длина полок составляет 120 метров, то вместимость хранилища в данном случае составит 70 дел х 120 = 8400 дел. Степень загруженности архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить помещение и умноженная на 100. Например: если в архиве хранится 2500 дел, загруженность архивохранилища составит:2500 : 8400 х 100 =29,76%.

 

2.3. Раздел 2 «Сведения о документах»

В паспорте указываются сведения о количестве дел (документов) постоянного хранения, конечной крайней датой которых является год, предшествующий двум годам текущего календарного года. Так, в паспорте, составленном на 1 декабря 2016 г., даются сведения по 2013 год включительно.

 

2.3.1. Строка 201

Графа 1 - указывается общее количество документов постоянного хранения, хранящихся в архиве мирового судьи, внесенных и не внесенных в описи.

Графы 2-3 - указываются самый ранний и самый поздний годы, за которые документы этого вида хранятся в архиве мирового судьи.

         Графа 4 - указывается общее количество документов постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела. Если описи на рассмотрение ЭПК ни разу не представлялись, то в графе ставится прочерк.

Графы 5-6 -  указываются самый ранний и самый поздний годы, за которые документы этого вида включены в описи, утвержденные ЭПК. Если описи на рассмотрение ЭПК ни разу не представлялись, то в графах ставится прочерк.

Графа 7 - указывается количество дел (ед. хр.), хранящихся в архиве мирового судьи после истечения предельного срока их хранения в организации.  При подсчете данного показателя следует учесть, что установленный законодательством срок временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах и организациях субъектов Российской Федерации составляет 10 лет.  Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве. Так, в 2016 году на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы должны быть переданы документы, созданные по 2005 год включительно. Документы за 2004 год (и ранее) считаются в 2016 году хранящимися сверх установленного срока.

Графа 8 – заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел постоянного хранения с управленческой документацией в соответствии с номенклатурой дел мирового судьи судебного участка.

 

2.3.2. Строка 202 графы 1-8 – во всех графах ставится прочерк, так как документы по личному составу в деятельности мирового судьи не создаются.

 

2.4. Раздел 3 «Кадры»

Строка 301 -  указывается штатная численность работников аппарата мирового судьи, отвечающих за работу архива. Если работников, отвечающих исключительно за работу архива нет, то в графе ставится прочерк.

 

2.5. Раздел  «Условия хранения документов»

В данном разделе следует подчеркнуть показатели, характеризующие условия хранения документов.

 

 

 

Если специализированного архивохранилища на судебном участке нет, то соответствующие сведения приводятся в пояснительной записке к паспорту. Сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документации (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т.п.).

 

3. Заключительные положения

 

3.1. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения:

об изменениях в наименовании судебного участка;

о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование архивного учреждения, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи);

указываются причины изменения показателей, произошедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты утраты документов и т.д.).

3.2. В пояснительной записке к паспорту даются пояснения ко всем его разделам. При этом не следует повторять цифры паспорта без объяснений и комментариев. В записке приводится информация по изменившимся цифрам, указываются причины их увеличения или уменьшения.

Пояснительная записка подписывается ответственным работником.

3.3. В случае безвозвратной утраты документов постоянного хранения вместе с паспортом представляется справка с указанием причин и обстоятельств утраты, с подробным перечислением документов, их объема, крайних дат. Справка подписывается мировым судьей судебного участка.

 

 

 

 

 

 


                                          Приложение

Кому представляется ____________________________________________________________

                            наименование и адрес получателя

Кем представляется _____________________________________________________________

                                         наименование и адрес отчитывающейся организации

______________________________________________________________________________

                                                             форма собственности отчитывающейся организации

                                                                          

ПАСПОРТ

архива мирового судьи _____________________________________

                                                                                                                             (наименование судебного участка)

на 1 декабря 20__ года

1.       Общие сведения

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилища (кв. м)

Загруженность архивохранилища (%)

А

1

2

3

101

 

 

 

2.       Сведения о документах

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

всего

крайние даты

из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения

хранится сверх установленного срока

образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

201

 

 

 

 

 

 

 

 

По личному составу

202

 

 

 

 

 

 

 

 

3.       Кадры                                                                                                                                                         

Код

строки

Количество

штатных работников

301

 

«_____»____________ ______ 20__ года

 

Мировой судья        _______________      ____________________                                                                 Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

                                               подпись                                     И.О. Фамилия

хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;

отопление: центральное, печное, отсутствует;

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет;

шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют;

сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

читальный зал: есть, нет;

температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

 

________________________________________________

фамилия и телефон исполнителя

 

опубликовано 26.12.2017 12:43 (МСК)